ספר הזמנות (גם: פנקס הזמנות) הוא מחברת המנוהלת בפורמט הקבוע בחוק, אשר מחובתם של נותני שירותים להחזיק ולתעד בה כל עסקה שהם מבצעים.

פורמטעריכה

ע"פ הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), 1973 ותקנות מס ערך מוסף (ניהול פנקסי חשבונות), 1976, מחובתם של נותני שירותים לנהל ספר הזמנות. מתוך החוק:

(ג) ספר הזמנות יהיה ספר כרוך.

(ד) בספר ההזמנות יירשמו ­

  1. מספר סידורי של ההזמנה;
  2. תאריך קבלת ההזמנה;
  3. שם המזמין ומענו; היה מענו של הלקוח ידוע לנישום ­ אין חובה לציינו;
  4. תיאור הטובין או השירות שהוזמנו, או ציון המפרט את התעוד שבו נכלל התיאור האמור.

במילים אחרות, ספר הזמנות הוא מחברת, בה על נותן השירות לרשום לגבי כל הזמנה את התיאור שלה, את שם המזמין, את כתובת המזמין, את התאריך שלה ואת המספר הקטלוגי שלה.

ספרי הזמנות ממוחשבים לעומת קשיחיםעריכה

בנוסף לאמור לעיל, המדינה מאשרת לתוכנות מחשב מסוימות לתפקד כ"ספר כרוך" לצורך העניין, ולנהל ספר הזמנות ממוחשב, כחלק מתוכנה להנהלת חשבונות, המאפשרת גם הפקה של חשבוניות באינטרנט וקבלות.

אם נותן השירות בחר שלא להשתמש בתוכנה ממוחשבת להפקת ספר ההזמנות שלו, עליו לעמוד בכללים מחמירים במיוחד בניהול "ספרו הכרוך":

  • עליו למספר את כל עמודי המחברת מראש.
  • עליו לכתוב אך ורק בעט לכל אורך המחברת. כתיבה בעיפרון אינה תקנית.
  • מחיקה תתבצע אך ורק באמצעות העברת קו. כל אמצעי מחיקה אחר, כגון טיפקס, עלול לגרום לפסילה של כל המחברת.
  • הזמנות תירשמנה מיד עם סגירת העסקה באופן סופי – לא לפני הסגירה ולא אחריה.

עקב הגבלות אלה, בעלי עסקים רבים נוטים שלא לנהל ספר הזמנות תקני, או לוותר כליל על ניהול של ספר כזה ולעבור, למעשה, על החוק. בעלי עסקים כאלה חשופים לסנקציות מצד המדינה, כגון קנסות, הוצאת שומה על פי מיטב השפיטה, אי הכרה בהוצאות ובהפסדים שונים, שינוי מדרגת המס ועוד.

קישורים חיצונייםעריכה