ויקיפדיה

מערכת ניהול מסמכים – הבדלי גרסאות

עיון אינטראקטיבי בהיסטוריה
→ העריכה הקודמתהעריכה הבאה ←
תוכן שנמחק תוכן שנוסף
חזותיקוד ויקי
Dorom2000 (שיחה | תרומות)
1,642 עריכות
מ קישורים פנימיים
שורה 1:
'''מערכות לניהול מסמכים (Document Management Systems)''', הן מערכות מבוססות תוכנות מחשב (במקרה של ניהול מסמכים דיגיטליים) המשמשות כדי לעקוב, לנהל ולאחסן מסמכים ולהפחית את כמות הנייר. רוב המערכות מסוגלות לשמור את הרשומה יחד עם הגרסאות השונות שנוצרו או שונו על ידי משתמשים שונים במהלך הזמן (מונח הנקרא "היסטוריית מעקב"). למושג מערכות לניהול מסמכים יש חפיפה מסוימת עם התפיסה של מערכות לניהולל[[ניהול תוכן]]. המושג מתייחס לעיתים קרובות כאל מרכיב של מערכות (ECM) Enterprise Content Management, מערכות הקשורות לניהול [[נכסים דיגיטליים]], Document Imaging, מערכות לניהול תהליכי עבודה ומערכות לניהול רשומות.
 
== היסטוריה ==
לקראת סוף [[שנות ה-80 של המאה ה-19]], המציא אדווין סייבלס (Edwin Grenville Seibels){{הערה|{{קישור כללי|כתובת=http://biels.com/a-history-of-document-management/|הכותב=Biels|כותרת=A History of Document Management|אתר=Biels.com|תאריך=18/07/2016}}}} את שיטת התיוק בארונות ומגירות.
 
בראשית [[שנות ה-80 של המאה ה-20]]{{הערה|{{קישור כללי|כתובת=https://www.efilecabinet.com/document-management/|הכותב=eFileCabinet|כותרת=Short History of Document Management|אתר=www.efilecabinet.com|תאריך=27/08/2014}}}}, החלו ספקים לפתח תוכנות מחשב על מנת לנהל [[מסמך|מסמכים]] מבוססי נייר. מערכות אלו התמודדו עם מסמכי נייר, וכללו לא רק פורמט מסמכים שהודפסו ופורסמו, אלא גם תמונות, צילומים של [[טביעת אצבע|טביעות אצבעות]], ועוד.
 
מאוחר יותר, החלו לפתח את הסוג השני של המערכות אשר יכלו לנהל מסמכים אלקטרוניים, כלומר, כל המסמכים או הקבצים שנוצרו על המחשבים ובדרך כלל מאוחסנים בכונן המקומי של המשתמשים. במערכות ניהול המסמכים האלקטרונית (EDM) המוקדמות ביותר, הצליחו לנהל מספר מצומצם של סוגי מסמכים ומספר מוגבל של תבניות. רבות ממערכות אלו נודעו בשלב מאוחר יותר כמערכות לניהול מסמכים מכיוון שהם התמקדו בלכידה, אחסון, יצירת אינדקס ואחזור של קובצי תמונה. מערכות EDM המשיכו להתפתח והגיעו לנקודה בה יכלו לנהל קבצים מכל סוג ופורמט ושיכולים להיות מאוחסנים ברשת וברמת אבטחה נאותה, וכן לנהל תהליכי זרימת עבודה ובקרה. 
שורה 10:
מערכות אלו אפשרו לארגונים לשמור העתקים של טפסים ומסמכים שהגיעו בפקס כקובצי תמונה, ולאחסן את קובצי התמונה האלו במאגר, לצורכי אבטחה ואחזור מהיר (האחזור נעשה אפשרי מכיוון שהמערכות כבר יכלו לקרוא את הטקסט מתוך המסמך כחלק מתהליך הלכידה, ויצירת האינדקס אפשר את האחזור על ידי מילים בתוך הטקסט עצמו).
 
בזמן שרבים ממערכות ה EDM אחסנו מסמכים בפורמטים הבסיסיים והנפוצים (וורד, [[מיקרוסופט אקסל|אקסל]] או [[PDF]]), מספר מערכות לניהול מסמכים החלו לאחסן תוכן גם בפורמט [[HTML]]. למרות שמדיניות ניהול זו מחייבת הכנסה של התוכן לתוך המערכת - לאחר הכנסת התוכן התוכנה פועלת כמנוע חיפוש כך שמשתמשים יכולים לאחזר מידע נדרש במהירות גדולה יותר. פורמט ה HTML מאפשר לתוכנות מתאימות את היכולות להפעיל חיפוש בטקסט מלא.
 
== רכיבי המערכת ==
מערכות ניהול מסמכים מספקות בדרך כלל רכיבים (או פונקציות) של אחסון, [[ניהול גרסאות]] ומטהו[[מטא-דאטה|מטה-דאטה]], כמו גם אבטחה, יצירת אינדקס ויכולות אחזור מתקדמות. להלן תיאור עבור רכיבים אלו:
{| class="wikitable" style="margin-bottom: 10px;"
!נושא
אוחזר מתוך "https://he.wikipedia.org/wiki/מערכת_ניהול_מסמכים"