ארכיון דיגיטליעריכה

בשונה מארכיון הנייר המסורתי, ארכיון דיגיטלי משמש לשמירה וניהול דיגיטלי של מסמכים על גבי מדיה דיגיטלית (כגון מחשב, שרת או זיכרון נייד). הארכיון הדיגיטלי מורכב ממידע שנוצר באופן דיגיטלי (למשל מסמכים שנוצרו במעבד תמלילים), וממידע שעבר תהליכי דיגיטציה: לדוגמא, המרה של מסמכי נייר למסמכים דיגיטליים באמצעות סורק.

מעבר למשמעותו הבסיסית, נהוג לקשר את המושג ארכיון דיגיטלי למצבים שבהם כמות המסמכים והמשתמשים בהם רבה (תופעה שאופיינית בעיקר לארגונים עסקיים), ואז עולה הצורך בניהול חכם שלהם באמצעות מערכת ארכיון דיגיטלי. התועלות העיקרית של מערכת ארכיון דיגיטלי הן חיסכון במקום שהוקדש לאחסון הפיזי של מסמכי הנייר, וחיסכון בזמן באמצעות מציאת המסמך המבוקש במהירות. ארכיון דיגיטלי מאפשר מציאת מסמכים דיגיטליים בקלות, גיבוי של מידע, ניהול הרשאות הקובע אילו משתמשים יחשפו לאילו מסמכים ועוד.

גם מוסדות ציבור בארץ ובעולם עושים שימוש בטכנולוגיה זו, בפרויקטים הקרויים ספריות דיגיטליות. באמצעות ניהול מידע דיגיטלי והעברתו על גבי רשת האינטרנט, הספרייה הדיגיטלית מאפשרת גישה מקוונת של משתמשים למקורות המידע¹. אחד הפרויקטים הדיגיטליים הידועים בעולם הוא פרויקט גוטנברג – המשמש כספריה דיגיטלית חופשית אליה מועלים ספרים ופרסומים שאין עליהם זכויות יוצרים. הגרסה הישראלית ליוזמה זו הוא פרויקט בן יהודה. המודל של DELOS מחלק את רכיבי הספריה הדיגיטלית לשלושה חלקים: ספריה דיגיטלית, מערת ספריה דיגיטלית, ומערכת הניבול של הספריה הדיגיטלית².

מערכת ארכיון דיגיטלי – מאפיינים עיקרייםעריכה

קיימות כיום מגוון מערכות ארכיון דיגיטלי הנבדלות זו מזו במאפיינים השונים:

שליפה מהירה של מסמכיםעריכה

חיפוש הביטוי המבוקש מעלה את תוצאות החיפוש הרלוונטיות. תהליך החיפוש נחשב למהיר יותר ביחס לחיפוש סטנדרטי במחשב האישי, הודות לשליפת הנתונים הרלוונטיים מתוך מסד נתונים. ביטויים ושדות השמורים במסד הנתונים מאפשרים למצוא את המסמך הרלוונטי בצורה מהירה יותר, מבלי לחפש את המידע בשרת כולו (כפי שמתבצע החיפוש במחשב).

בניית אינדקסעריכה

על מנת לאפשר גישה נוחה למסמכים, הארכיון הדיגיטלי מתבסס על אינדקס המותאם לצרכי המשתמש. האינדקס הוא מעין תוכן עניינים של הארכיון הדיגיטלי, המאפשר לאחסן מסמכים ולשלוף אותם בצורה מסודרת. לדוגמא, חברה יצרנית תבצע חלוקה של המסמכים שברשותה לפי סוג המוצר, שם המוצר ומידות. זאת לעומת חברה המספקת שירותים, שתמיין את המסמכים על פי פרטי הלקוחות כגון שם, גיל ואזור מגורים.

גיבויעריכה

אחד היתרונות של ארכיון דיגיטלי על פני ארכיון של מסמכי נייר היא היכולת לגבות בקלות את המידע, לרוב באמצעות שרתי גיבוי ייעודיים הנמצאים באתרים מרוחקים.  

הרשאות ואבטחת מידע – מערכת ארכיון דיגיטלי מאפשרת למנהל המערכת לקבוע אילו משתמשים יקבלו גישה לאיזה מידע. מערכות מתקדמות של ארכיון דיגיטלי מאפשרות גם מעקב אחר הפעולות שמבצעים משתמשים אחרים במערכת, ותומכות בכניסה מאובטחת SSL.

נגישותעריכה

מערכות ארכיון דיגיטלי נחלקות לשני סוגים: מערכות המאפשרות גישה למידע באמצעות התקנת תוכנת שרת לקוח ומערכות המאפשרות גישה לארכיון באמצעות חיבור אינטרנט פשוט.

שימושים בהווה ובעתיד:עריכה

ארכיון דיגיטלי משמש לניהול מסמכים, תמונות וספרים דיגיטליים. מעבר לשימושים העסקיים, אחסון ספרים בארכיון דיגיטלי מאפשר למשתמש להוריד ולקרוא ספר דיגיטלי במחשב, כתחליף לספר המסורתי. באופן כללי, 94% מסך המידע האנושי מאוחסן כיום בצורה דיגיטלית ומעלה סוגיות הקשורות לזכויות יוצרים, פרטיות ואבטחת מידע³.

קישורים חיצונייםעריכה

• אנשים ומחשבים – מחקר מדעי ראשון: האנושות ייצרה יותר מ-295 אקסה-בייט של נתונים • כלכליסט – ארכיון דיגיטלי במקום זיכרון • פרויקט גוטנברג – האתר הרשמי • פרויקט בן יהודה – האתר הרשמי • DELOS – Network of Excellence • ADMS Solutions – הסבר מקצועי על ארכיון דיגיטלי באתר

הערות שוליים:עריכה

1. רותם, א. (2006). מבוא לספריה דיגיטלית, באתר של דר' אברום רותם 2. L. Candela et al.: The DELOS Digital Library Reference Model - Foundations for Digital Libraries. Version 0.98, February 2008 3. Kohl, U. et al., "Safeguarding Digital Library Contents and Users; Protecting Documents Rather Than Channels," D—Lib Magazine, Sep., 1997, 9 page